Krav til våre leverandører – eHandel
Konkurransegjennomføring
Jernbaneverket bruker nå konkurransegjennomføringsverktøyet “KGV Anbud og kontrakt“. Systemet består av en konkurranse- og en kontraktsmodul tilgjengelig via web-grensesnitt. Du som leverandør og våre brukere logger på via Internett og får tilgang. Systemet støtter innkjøp for alle anskaffelsesprosedyrer iht. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. I tillegg gir systemet forretningsstøtte til Jernbaneverket og deg som leverandør.
• Start planlegging og innkjøp
• Lag konkurransegrunnlag / tilbudsforespørsel
• Annonsere • Publisere konkurransegrunnlag, tegninger mm.
• Håndter spørsmål, svar og ferdigstillelse
• Elektronisk konkurransegjennomføring
• Åpne tilbud og elektronisk skape anskaffelsesprotokollen
• Evaluering av tilbud
• Tildeling
• Skrive og undertegne kontrakter
• Lagre og distribuere kontrakt
• Følg opp, overvåke
• Produsere rapporter og statistikk
Konkurransegjennomføringsverktøyet er trygt. Jernbaneverket, DIFI samt flere andre kjøpere har vært involvert i å vurdere sikkerheten ved en ekstern web-løsning. Konkurransegjennomføringsverktøyet vil bli overvåket kontinuerlig av systemleverandør og tjenesteleverandør.
Mer informasjon
For mer informasjon til deg som leverandør, se brosjyren “En hurtigguide for leverandører”; https://edu.eu-supply.com/img/brandings/jernbaneverket_quickguide.pdf
Eller se påloggingssiden; https://www.eu-supply.com/login.asp?B=JERNBANEVERKET
eHandelsplattformen
Jernbaneverkets ehandelsløsning Agresso eBestilling er integrert mot den offentlig ehandelsplattformen. Jernbaneverket krever at alle rammeavtaleleverandører som leverer standardiserte varer og tjenester med faste priser skal etablere en elektronisk varekatalog på ehandelsplattformen bestående av avtalt sortiment og priser. Leverandøren vil videre motta våre avrop som innkjøpsordre gjennom meldingssentralen på ehandelsplattformen som muliggjør direkte integrering, bruk av leverandørportal eller mottak av innkjøpsordre pr e-post. Avrop som ikke er basert på elektronisk varekatalog vil ikke bli sendt via meldingssentralen, men innkjøpsordre oversendes av vår rekvirent på den best egnede måte.
Ordrebekreftelser
Jernbaneverket krever at det på alle avrop og bestillinger gis en ordrebekreftelse pr e-post. Ordrebekreftelse sendes den epostadressen som står i innkjøpsordren under teksten Ordresvar sendes.
Faktura
Alle papirfaktura til Jernbaneverket skal sendes følgende adresse:
Jernbaneverket
Postboks 4350,
2308 Hamar
Jernbaneverket krever at leverandøren skal oppgi følgende som referanse på faktura:
1. Innkjøpsordrenummer: Hvis leverandøren har mottatt en innkjøpsordre skal faktura kun merkes med innkjøpsordrenummeret med tekst Innkjøpsordre: XXXXXXXX.
2. Koststed og evt. prosjekt og kontraktsnummer: Hvis leverandøren ikke har mottatt en innkjøpsordre og fakturerer med bakgrunn i en kontrakt. Faktura merkes slik: Koststed: XXXXX, Prosjekt XXXXXXXX og Kontrakt K.XXXXXX
3. Koststed og evt. prosjekt: Hvis leverandøren ikke har mottatt en innkjøpsordre og ikke fakturerer med bakgrunn i en kontrakt men etter egen avtale. Faktura merkes slik: Koststed: XXXXX og Prosjekt XXXXXXXX.
Det er viktig for Jernbaneverket at faktura med referanse til innkjøpsordre ikke inneholder annen referanse som f.eks koststed/prosjekt i tillegg.
Faktura uten referanse iht. en av de tre punktene over vil bli avvist.
Mer informasjon:
Se: http://www.anskaffelser.no/e-handel/ehandelsplatform
Slik anskaffer vi – eBestilling
Jernbaneverkets eHandelsløsning, Agresso eBestilling, skal benyttes på alle enkeltanskaffelser med total verdi under 100 000 kroner, samt alle avrop på rammeavtaler ansett verdi.
Løsningen består av innkjøpsmodulen i Agresso integrert mot den offentlige eHandelsplattformen. Rammeavtaleleverandører som leverer standardiserte varer og tjenester med faste priser etablerer en elektronisk varekatalog som Jernbaneverkets rekvirenter gjør avrop fra. Avropene sendes gjennom meldingssentralen på eHandelsplattformen.
Alle avrop som ikke er basert på en elektronisk varekatalog eller øvrige innkjøp med verdi under 100 000 skal også registreres i løsningen. Etter en intern godkjennelsesprosess basert på Jernbaneverkets fullmakts struktur lages det en innkjøpsordre som rekvirent oversender leverandør via e-post. Innkjøpsordren gir leverandøren grunnlag til å fakturere Jernbaneverket og faktura må være påført innkjøpsordrenummeret.
eFaktura
En faktura som utstedes, formidles og behandles elektronisk. Jernbaneverket aksepterer kun elektroniske fakturaer på det offentlige standardformatet – Elektronisk Handels Format (EHF).
Hvordan vil vi ha det?
Fra januar 2013 endret Jernbaneverket sin økonomimodell til en én-firma løsning og ny kontoplan, noe som vil forenkle prosessen for alle. Dette innebærer at Jernbaneverket fra 2013 vil identifiseres med ett organisasjonsnummer, framfor fem som tidligere. Gjeldende organisasjonsnummer vil være 971033533.
Under denne overskriften har vi tidligere vist til vår fem-firma løsning slik det skal håndteres i EHF. (Fem divisjoner, med hvert sitt regnskapsfirma som identifiseres med respektive organisasjons-/bedriftsnummer).
For de av våre leverandører som allerede har implementert vår fem-firmamodell som gjaldt ut 2012, vil vi fra vår side route disse sammen til én.
Hvordan komme i gang
For å sikre høy datakvalitet ønsker Jernbaneverket at det gjennomføres en test av datakvaliteten før vi mottar elektronisk faktura i produksjon. Erfaring viser også at håndtering av vedlegg kan være en utfordring. Testen gjøres ved at leverandør sender et utvalg efaktura filer, med vedlegg, til følgende epostadresse –infoeFaktura@jbv.no
Faktura som oversendes denne testadressen vil kun bli gjenstand for test av datakvalitet og vil aldri bli utbetalt.
Når testen er gjennomført og datakvaliteten er akseptert fra Jernbaneverket sin side, kan elektronisk faktura leveres via aksesspunkt.
Mer informasjon http://www.jernbaneverket.no/no/Marked/Leverandorinfo/Innkjop/eFaktura/
Prosjekter innen eHandel 2013
Fellesprosjekt eHandel i Jernbaneverket har nå kommet til et stadium hvor halvparten av løsningene er overlevert til drift/forvaltning og hvor det gjenstår ferdigstillelse av delprosjektene eFaktura, Kontraktoppfølging og KGV.
Delprosjekt KGV er implementert og operativt hva angår bruk av verktøyet. Videre arbeid med delprosjekt KGV i 2013 vil omfatte drift og integrasjoner.
Foruten ferdigstillelse av disse delprosjektene, er fokus flyttet over på integrasjon mellom applikasjonene for å skape en mest mulig strømlinjeformet og sømløs forsyningsprosess.
For ytterligere opplysninger om eHandelsprosjektet, ta kontakt med prosjektleder Jostein Lingan, e-post: jol@jbv.no, mobil 916 55 391.