Alt skinnegående materiell som skal benyttes på det statlige jernbanenettet skal ha tillatelse til å tas i bruk i henhold til Forskrift om samtrafikkevnen i jernbanesystemet (samtrafikkforskriften) FOR 2010-06-16 nr 820, kapittel V. Dokumentasjonskravene fremgår av FOR 2005-12-19 nr 1621: Forskrift om krav til jernbanevirksomhet på det nasjonale jernbanenettet (sikkerhetsforskriften), §§ 13-10 og 13-11.
Jernbaneverket søker Statens jernbanetilsyn om tillatelse til å ta i bruk de kjøretøy Jernbaneverket benytter, enten det gjelder egne kjøretøy eller innleide maskiner som benyttes i forbindelse med oppdrag som utføres for Jernbaneverket. For kjøretøy eid av eksterne betyr dette at maskineier eller entreprenør sender søknad til Jernbaneverket vedlagt nødvendig dokumentasjon, hvorpå Jernbaneverket formidler søknaden med egne vurdering videre til Statens jernbanetilsyn.
Når tillatelse er gitt vil Jernbaneverket utstede en brukstillatelse for materiellet. Samtrafikkforskriften og sikkerhetsforskriften finnes på http://www.sjt.no/Regelverk/Lover-og-forskifter-for-det-nasjonale-jernbanenettet/